1. ENGAGEMENT DE DYNACOR RELATIF À LA PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
GROUPE DYNACOR INC. (ci-après « DYNACOR ») ou « nous ») est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient sur vous, que leur conservation soit assurée par elle ou par un tiers et quelle que soit leur forme (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
À ce titre, DYNACOR prend les mesures de sécurité qui s’imposent pour protéger vos renseignements personnels de manière proportionnelle à leur sensibilité, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition ainsi qu’au type de support sur lequel ils se trouvent. En conformité avec la loi applicable, DYNACOR se dote de la présente politique de confidentialité (ci-après, la « Politique »).
2. CONSENTEMENT
En visitant ou en utilisant le site web de DYNACOR (le « Site »), ou en communiquant autrement avec nous, vous acceptez d’être lié par la présente Politique et vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés, détruits ou anonymisés conformément aux modalités décrites à la Politique.
Vous comprenez que certaines fonctionnalités de notre Site ne pourront plus être accessibles ou seront restreintes suivant votre refus ou le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.
DYNACOR ne recueille aucun renseignement personnel de personnes de moins de 14 ans sans le consentement explicite et vérifié du titulaire de l’autorité parentale.
3. À QUI S’APPLIQUE LA POLITIQUE
La présente Politique s’applique à tous les renseignements personnels concernant les personnes qui visitent ou utilisent le Site ou qui fournissent autrement leurs renseignements à DYNACOR. Elle s’applique ainsi également à tous les administrateurs, dirigeants, employés, consultants et représentants de DYNACOR.
4. LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS
Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. En visitant ou utilisant le Site ou en communiquant autrement avec nous, DYNACOR peut recueillir certains renseignements personnels, y compris :
- les prénom et nom;
- les coordonnées de contact comme l’adresse, l’adresse électronique ou le numéro de téléphone;
- les copies de pièces d’identités pour fins de vérifications auprès d’autorités officielles aux fins internes et d’emploi chez DYNACOR;
- les informations inscrites sur votre curriculum vitae soumis à DYNACOR ou sur toute autre plateforme d’emploi;
- les données d’identification et financières pour les fins de l’emploi incluant le revenu, les renseignements relatifs à l’impôt, le numéro de compte bancaire, le NAS ;
- les données de navigation, notamment l’adresse IP, la date et la durée de la visite, le nombre de visites et les pages consultées;
- Vos préférences de communications ou autres renseignements relatifs au marketing, comme une inscription à une infolettre, des commentaires, des réponses à des sondages le cas échéant.
5. FICHIERS TÉMOINS (« COOKIES »)
DYNACOR se réserve le droit d’utiliser une technologie de fichiers témoins (les « cookies ») afin d’améliorer la qualité de votre visite sur le Site. Un cookie est une minuscule base de données que certains sites enregistrent sur votre disque dur lorsque vous les visitez. Un cookie contient plusieurs types d’informations, incluant un nom d’utilisateur que le site utilise afin de retracer les pages que vous avez visitées. Un cookie ne peut être lu que par le site Web qui le transmet à votre ordinateur.
6. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
DYNACOR s’engage à maintenir s’il y a lieu l’exactitude de vos renseignements personnels et veille à ce qu’ils soient complets et à jour. Si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, veuillez nous aviser immédiatement pour que nous apportions les changements nécessaires.
7. ACCESSIBILITÉ ET RECTIFICATION
Pour avoir accès aux renseignements personnels, en obtenir copie ou faire modifier certains renseignements personnels que nous détenons à votre sujet qui sont inexacts, vous pouvez nous en faire la demande par écrit. Vous pouvez aussi demander comment ces renseignements sont utilisés et vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets, et les mettre à jour au besoin, dans la mesure permise par la Loi.
8. DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE
Nous vous demandons des renseignements personnels à des fins spécifiques, dont :
- Établir votre identité et effectuer les vérifications auprès d’autorités officielles, telles les ambassades, consulats pour les fins internes ou d’emploi chez DYNACOR ;
- Communiquer avec vous pour ses besoins internes, y compris l’obtention de candidature, l’enregistrement, l’analyse et l’évaluation de candidatures ainsi que pour les besoins requis par votre emploi ou votre poste chez DYNACOR incluant la paye et l’assurance collective ;
- Obtenir des services pour le compte de DYNACOR, incluant la réservation d’hôtel, l’inscription à des cours ou formations ou d’autres services pour certains employés dans le cadre de leurs fonctions, le cas échéant ;
- Produire des statistiques et des analyses comptables et budgétaires ;
- À des fins de formation ;
- Faire parvenir une infolettre ;
- Perfectionner le Site et mieux répondre à vos besoins ;
- Collaborer avec des organismes de réglementation ;
- Satisfaire aux exigences de la législation en matière de protection des renseignements personnels.
9. MESURES DE SÉCURITÉ
DYNACOR applique des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, communication, modification non autorisé, perte, vol, ou toute autre atteinte à la sécurité des renseignements. Les renseignements recueillis sont protégés par des mesures de sécurité informatique raisonnables compte tenu de leur sensibilité.
Les mesures de sécurité physiques et matérielles comprennent :
- des bureaux à accès contrôlé et des classeurs verrouillés ;
- la restriction de l’accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes ;
- la formation des employés en cybersécurité ;
- des obligations contractuelles écrites avec les tiers qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels, les obligeant à protéger, par l’entremise de mesures de sécurité, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement pour les fins du contrat, du mandat ou du service qu’ils exécutent.
Les mesures de sécurité informatiques comprennent :
- l’utilisation de mots de passe ;
- l’authentification à deux facteurs (2FA), selon le contexte ;
- l’utilisation de pare-feu et d’antivirus ;
- un système de sauvegarde des données ;
- la mise à jour régulière des systèmes d’exploitation et des logiciels ;
- un examen régulier de nos pratiques en matière de sécurité ;
- une mise à niveau régulière de notre dispositif technologique.
Si les fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés sont accomplies, DYNACOR les détruira de manière sécuritaire ou les anonymisera selon les modalités permises par la loi pour utiliser les renseignements anonymisés à des fins sérieuses et légitimes.
10. COMMUNICATION À DES TIERS
Les renseignements personnels recueillis sont accessibles à nos seuls dirigeants et employés qui doivent y accéder pour en faire l’utilisation prévue par la présente Politique et à laquelle ils doivent se conformer ou, à des tiers dans le cadre de contrat de services, d’entreprise ou de mandat restreints.
Dans de tels cas, tel que précédemment formulé, nous mettons en œuvre des obligations contractuelles écrites avec les tiers pour assurer la protection de vos renseignements personnels.
Par ailleurs, DYNACOR se réserve le droit d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels si elle croit qu’une telle utilisation ou divulgation est requise pour se conformer à ses obligations légales, pour sauvegarder ses droits, pour se conformer à toute ordonnance ou demande d’un tribunal compétent, ou pour tout autre motif prévu à la loi autorisant ou exigeant la divulgation de renseignements personnels.
Vos renseignements personnels pourraient être accessibles ou conservés par nos partenaires d’affaires à l’extérieur du Québec. Avant de communiqué vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec lorsque nécessaire, nous procéderons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de vous assurer une protection équivalente de vos renseignements personnels.
11. RETRAIT DU CONSENTEMENT
Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps par l’envoi d’un avis écrit au responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels (le « Responsable de la PRP »). Vous comprenez que certaines fonctionnalités ne pourront plus être accessibles ou seront restreintes suivant le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.
12. MODIFICATIONS OCCASIONNELLES À LA POLITIQUE
DYNACOR se réserve le droit d’apporter des modifications à la Politique à tout moment en avisant ses utilisateurs sur cette page et/ou en envoyant un avis aux personnes concernées par le biais de toute information de contact à notre disposition. Il est recommandé de consulter régulièrement cette page, en se référant à la date de la dernière modification. Si les modifications affectent le consentement initial, DYNACOR recueillera à nouveau votre consentement, le cas échéant.
13.INFORMATIONS DE CONTACTS, PLAINTES ET TRAITEMENT DE CELLES-CI
Toute personne concernée par un renseignement personnel recueilli, utilisé, communiqué ou conservé par DYNACOR peut déposer une plainte au Responsable de la PRP. La plainte doit indiquer la nature des faits reprochés, la date à laquelle l’incident s’est produit, ainsi que les attentes quant à l’issue de la plainte. Le Responsable PRP accuse réception de la plainte et traite celle-ci dans un délai d’au plus vingt (20) jours.
DYNACOR examine toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée et prend les mesures appropriées pour les résoudre. Pour toute information additionnelle concernant la manière dont nous traitons les renseignements personnels, veuillez vous adresser au Responsable de la PRP au :
PRP@dynacor.com
Jean Martineau, CEO
625, René-Lévesque Ouest, bureau 1200
H3B 1R2, Montréal, Québec, Canada